PROTOCOLITIS

Fernando Murillo Flores

Esta pandemia del Covid 19 nos ha sumergido en el bajo mundo de los “protocolos”, esas disposiciones conceptuales, engorrosas e ininteligibles para el desarrollo de toda actividad; los entes emisores de normas estatales vienen luciéndose como nunca y, de seguro, con poca autenticidad están echando mano de esa fuente inagotable de información que es el internet y que desemboca en el copiar y pegar.

Muchos sectores económicos están esperando, incluso, la aprobación del correspondiente protocolo para reiniciar su actividad, una vez más el Estado incursiona y se entromete en el ámbito de la iniciativa privada anulándola o, al menos, entorpeciendo su normal desenvolvimiento. Una muestra de ello es el protocolo, por ejemplo, para la actividad notarial; no será nada raro la aprobación de protocolos para estudios de abogados, contadores, ingenieros, arquitectos, etc.

El copiar y el pegar deben estar desgastando algunos teclados; pero más allá de ese maremágnum de dispositivos es bueno reparar que hay varios aspectos de nuestras vidas personales y profesionales que están al margen de los protocolos y donde la iniciativa y la originalidad deben ser estrellas guía, aún para saber que los protocolos deben ir ajustándose a la realidad.

Quien escribe estas reflexiones actualmente trabaja como Juez Superior en el marco del proceso contencioso administrativo laboral; como todo proceso, sé que se inicia con la presentación de la demanda y ésta, anexos y pruebas debe ser notificada a la parte demandada con la finalidad de ser emplazada y pueda ejercer su derecho de defensa.

El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial aprobó el “Protocolo para el uso de la mesa de partes electrónica del Poder Judicial y digitalización o escaneo de expedientes físicos, para el período de reinicio de actividades” (Cf. R.A. N° 000133-2020-CE-PJ). La parte que nos interesa es la que trata de los denominados expedientes no EJE, es decir, de aquellos que pre existen a la pandemia (16 de marzo de 2020) y que están digitalizados por partes, mas no como un todo que pueda impulsarse desde una terminal. En algunos casos el expediente no EJE ni siquiera está digitalizado.

Lo novedoso de ese protocolo es que la demanda que dé origen a un proceso dentro del tiempo de la pandemia, puede ser presentada por el abogado de la parte demandante:

“Excepcionalmente, y por el plazo establecido en el protocolo, se podrán presentar demandas y anexos, con sus respetivas firmas electrónicas. Así mismo, las partes o terceros legitimados, en un proceso en trámite o en ejecución, podrán presentar escritos y, en su caso, anexos con firma electrónica.” (cf. 3.a del protocolo).

En esa misma perspectiva, respecto de los procesos en trámite antes de la pandemia, se establece:

“De igual manera, y por el periodo del protocolo, las partes o terceros legitimados, en un proceso en trámite o en ejecución, podrán presentar escritos sin necesidad de hacer uso de la firma electrónica; en este caso, deberán enviar escaneados los escritos debidamente suscritos (firma grafica) por la parte y su abogado, consignando sus nombres respectivos, además, el primero de ellos su DNI y el segundo su colegiatura; y en su caso, solo por el abogado, quien consignará su nombre y colegiatura.” (cf. 3.b del protocolo)

La acción siguiente a la recepción de la demanda y el escrito de trámite, según el protocolo es el siguiente:

Para la demanda:

“En este caso, recibida la demanda y anexos, así como los escritos y, en su caso, los anexos, el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de la formación del expediente respectivo, y certificará –con sello y firma grafica- tales documentos, dejando constancia que los mismos fueron extraídos del sistema informático del Poder Judicial y que contaban con firma electrónica. Estos documentos serán considerados como originales y no requerirán de una posterior confirmación.” (el subrayado es nuestro)

Para el escrito de trámite:

“En este caso, recibido el escrito y, en su caso, los anexos, el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de agregarlos al expediente en curso, dejando constancia que los mismos fueron extraídos del sistema informático del Poder Judicial. Estos documentos deberán ser objeto de ratificación personal ante el juzgado, por la parte o su abogado al finalizar el periodo de emergencia; o antes, cuando así lo disponga el juez, en atención a la necesidad del avance del proceso.” (el subrayado es nuestro)    

No es objeto de nuestra preocupación lo segundo, aunque sí es una preocupación, pues el expediente escrito y cosido existe y, tal vez por esa “poderosa” razón los escritos que se envíen al despacho judicial por las partes de manera digital tengan que ser impresos para seguir “arrimando papel previo foliado”, pues lo contrario sería tener un expediente mitad en papel y mitad en digital y ello sería un problema. Tal vez eso justifique la impresión, aunque por allí el mismo protocolo apuntaría a tener que digitalizar aquella parte que aún no lo está.

Pero, lo primero no tiene sentido, es decir, que el Poder Judicial luego de recibir la demanda, anexos y pruebas digitalizadas, mediante un correo electrónico y ante una mesa de partes, tenga que imprimir todo eso con el “objeto de la formación del expediente respectivo”. Esto no tiene sentido, pues si leemos la demanda contencioso administrativa se debe notificar 1) a la entidad demandada (a veces son dos o más) y, 2) a la Procuraduría Pública, lo que obligaría a imprimir, como mínimo: 1 copia para la “formación del expediente”, 1 copia para notificar a la entidad demandada, 1 copia para notificar al procurador público, y aunque ello debe ser revisado así se procede actualmente en primera instancia, sin atender a quien es, en realidad, el sujeto de la parte demandada.

Aquí viene el problema, el protocolo dice, “el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de la formación del expediente respectivo” problema digo porque un contralor ya tiene una disposición que controlar se cumpla y si no se cumple…

Es más, si tenemos que imprimir la demanda, anexos y pruebas para formar un expediente escrito, luego tendremos que imprimir todo acto procesal subsiguiente y, así todo.

Los jueces contencioso administrativos tenemos una gran responsabilidad aquí: empezar a trabajar con expedientes digitalizados en estricto (no EJE, algún día los tendremos, sobre todo cuando se den cuenta que todos lo tienen menos nosotros), pero aún debemos ir más allá, de la responsabilidad debemos ir a la oportunidad.

Sostenemos que no debemos imprimir la demanda enviada digitalmente, es decir, no cumplir esa parte del “protocolo” (espero no estarme ganando un proceso disciplinario que se sume a los dos que ya tengo, uno por opinar y el otro por convertir una sala de audiencias en un aula). Las razones son las siguientes:

1.  La demanda, anexos y pruebas debe ser notificada en el domicilio real del demandado para garantizar un debido emplazamiento y el ejercicio de su derecho a la defensa. La notificación de la demanda es fundamental.

2.  Lo anterior justificaría cumplir el protocolo “el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de la formación del expediente respectivo”

3.  El Juez debe calificar la demanda ¿es su responsabilidad, no? Leyendo y estudiándola en pantalla, sin imprimirla; acto seguido emite el Auto que la califique positivamente, admitiéndola, la resolución correspondiente no debe ser impresa, sino sólo “subida al sistema”.

4.  Empero, debe disponerse de oficio: a) Que sólo la mencionada resolución que admite a trámite la demanda sea notificada a la parte demandada en su domicilio real, con la finalidad de anoticiarle de la existencia de un proceso judicial iniciado en su contra y, b) disponer que en un plazo “judicial” de 5 días hábiles la parte demandada cumpla con b.1) apersonarse señalando su domicilio real y una dirección de correo electrónico personal, así como b.2) acreditar al abogado que se encargará de su defensa, con la indicación de su casilla electrónica, todo ello con la finalidad de enviarle la demanda, anexos y pruebas.

5.  El plazo procesal para contestar la demanda tendrá como término inicial aquél que las normas especiales determinen cuando la notificación sea en casilla electrónica.

6.  Luego de lo anterior, la contestación a la demanda, anexos y pruebas, así como todo escrito posterior y resoluciones que se emitan serán presentadas digitalmente por la mesa de partes electrónica y notificadas mediante las casillas electrónicas.

7.  Lo anterior además se simplifica en el contencioso administrativo laboral – que es el proceso con el que trabajamos – pues las entidades públicas demandadas en el Cuzco son conocidas y conocidos sus domicilios reales, así como las sedes de las procuradurías públicas correspondientes.

8.  Finalmente, es oportuno recordar que el D.S. N° 011-2019-PCM estipula en su artículo 16.1 lo siguiente: “La representación y defensa de las entidades administrativas estará a cargo de la Procuraduría Pública competente o, cuando lo señale la norma correspondiente, por el representante judicial de la entidad debidamente autorizado.” Y, es bueno recordarlo porque esa primera notificación a la entidad demandada puede ser canalizada efectivamente sólo a la casilla electrónica de la procuraduría pública e, incluso yendo más allá, para casos posteriores hacerla sólo de frente a la casilla electrónica de dicha procuraduría que, al final y al cabo no sólo es la encargada constitucional de la defensa del Estado, sino en este caso, además, su representante.

Así, nos evitaremos asumir el costo del papel, tóner y electricidad, así como el tiempo que requiere imprimir algo que no tiene sentido imprimir sobre todo si ahora el tema de fondo es el trabajo remoto, el expediente cero papel, la digitalización, la litigación electrónica y todos esos nuevos términos que ahora forman parte de nuestra vida judicial. Espero poder hacer lo que predico por escrito en la Segunda Sala Laboral, espero.

Una lectura detenida de lo expuesto, así como del protocolo al que hemos hecho referencia, nos permite leer lo siguiente:

“Para los fines de la habilitación de la labor jurisdiccional de los jueces y auxiliares desde sus domicilios (Trabajo remoto), se debe proceder a la digitalización o escaneo de los expedientes físicos o con soporte papel y subirlas a un repositorio informático en el Sistema Integrado Judicial (SIJ) o a cualquier otro autorizado por el Poder Judicial; de tal manera que el magistrado o auxiliar jurisdiccional pueda visualizarlos; en caso que por su volumen, el juez o el presidente del colegiado, decidan que resulta inviable su escaneo, se escaneara solo la parte que se considere útil para la toma de decisión, elevándose al respectivo repositorio electrónico, para su oportuna visualización; sin perjuicio de tomar todas las medidas de seguridad física y sanitaria para que, en caso sea necesario, su eventual desplazamiento físico, al despacho del juez o a su domicilio, para los fines del trabajo remoto.” (cf. 4 del protocolo)

En materia contencioso administrativa laboral, por fortuna, contamos con expedientes digitalizados por partes o por actos procesales (demanda y contestación, principalmente), así como los escritos posteriores y resoluciones correspondientes a los que se puede tener acceso. Esperemos no tener que cumplir con esa parte del protocolo, la trascrita, pues realmente eso significaría trabajar para que Quinto Arrio esté a flote y viva para ver su victoria, a costa de galeras. Ahí lo dejo.  

Ahora todo está y estará regido por protocolos, es más, para empezar a trabajar necesitamos de ellos, esos protocolos pueden anular toda iniciativa privada y en el caso descrito la del Juez y Auxiliares para descartar el papel en un expediente y construir uno que, aunque no EJE, al menos digital y susceptible de trabajarse remotamente, es decir, desde un lugar distante al local del juzgado, teniendo como año cero ese bicho llamado Covid 19.

Ah!!! Casi lo olvido, les doy mis disculpas por el título de estas reflexiones, pero eso es lo que pienso de ese torrente de protocolos y parece contagioso. Cuidémonos.